Il servizio di recapito con consegna a data e ora certa, creato sulla base della normativa vigente.
Il servizio PostaOk si compone di un flusso organizzato in 5 step principali:
1 ASSEGNAZIONE
Fase in cui il committente affida al Gestore del servizio, in formato elettronico (file), il lotto di invii postali da recapitare.
Il committente avrà modo di verificare sempre l’esatta corrispondenza tra la quantità di recapiti affidati (file) e la quantità di invii che saranno oggetto della successiva fase di accettazione, nonchè di conoscere il momento puntuale a partire dal quale ogni singola busta dovrà essere consegnata in accordo ai livelli di servizio concordati (KPI).
2 ACCETTAZIONE E SMISTAMENTO
Per Accettazione si intende l’esatto momento di acquisizione fisica della corrispondenza (es. bollette gas, luce, acqua,) da parte del Gestore.
Per Smistamento, si intende l’organizzazione e l’assegnazione a ciascun postino dei rispettivi carichi di corrispondenza da recapitare sul territorio.
Ai fini dello smistamento, ogni busta viene lavorata secondo un procedimento automatizzato che consente di:
- leggere il codice a barra univoco riportato sulla busta
- conteggiare le buste
- registrare la data e l’ora di lettura dei codici a barre
- suddividere le buste per postino
- predisporre il documento di affidamento del carico al postino
- produrre un file contenente gli estremi (codice, data e ora) delle buste accettate e smistate
3 RECAPITO A DATA E ORA CERTA
Per Recapito a Data e Ora Certa si intende la fase di consegna di ciascuna tipologia di corrispondenza assegnata ai postino presso l’indirizzo del destinatario evidenziato sulla busta.
Ogni postino dovrà recapitare la corrispondenza a data e ora certa mediante l’utilizzo di uno smartphone con GPS e lettore ottico con a bordo un software che consente di:
- rilevare il codice a barre stampato su ogni singola busta
- stabilire la data, l’ora e il minuto del recapito
- rilevare le coordinate di latitudine e longitudine (coordinate GPS) del momento della consegna
- rilevare gli eventuali motivi di mancato recapito (ad es. destinatario sconosciuto, indirizzo errato, destinatario trasferito ecc.)
- trasmettere in tempo reale i dati rilevati
4 TRACKING DEGLI INVII
Per Tracking si intende la fase di rendicontazione dell’attività rispetto ad ogni singola busta processata.
Durante il recapito e direttamente dal campo, le informazioni vengono trasmesse automaticamente sui server di gestione di PostaOk attraverso una procedura trasparente all’operatore: ciò consente l’immediata consultazione dello stato di consegna di ogni singolo lotto da parte del personale di back-office F.IMM e del Committente. Per F.IMM ed il Committente, infatti, sono disponibili reportistiche di livello globale e dettagliato. Entrambi i livelli consentiranno di verificare se l’attività è stata svolta conformemente ai livelli di servizio predefiniti in relazione ai volumi assegnati ed accettati, ed il rispetto dei tempi di recapito, con particolare riguardo, per ciascun invio, alla data e all’ora della consegna.
5 ARCHIVIAZIONE E CONSULTAZIONE DATI
Tutte le informazioni rilevate sul campo da parte di F.IMM sono rese disponibili al Committente in modo esclusivo mediante l’uso di codici di accesso univoci ad esso riservati.
La consultazione dei dati portò avvenire anche da parte di ogni singolo destinatario di corrispondenza purché preventivamente richiesta al Committente del servizio.
L’accesso ai dati di recapito avviene via web previa autenticazione e mezzo login e password.
Vantaggi per il committente:
- Certezza della consegna della corrispondenza (data e ora certa)
- Tempi di consegna chiari e predefiniti contrattualmente
- Controllo dei livelli di servizio in modo costante, semplice, immediato, via web.
- Tracciabilità immediata dello stato d’avanzamento di ciascuna fase del processo di consegna
- Consultazione dei dati relativi alla consegna per almeno 6 mesi successivi al recapito
- Possibilità di offrire ai propri clienti il servizio di tracciabilità della loro corrispondenza
- Possibilità di risparmio sui costi di recapito
- Certezza dei rapporti tra Gestore e Committente perché fissati da accordi contrattuali chiari e definiti ex ante